Siklus SPMI

UNAS telah melaksanakan sistem penjaminan mutu yang terbukti efektif memenuhi empat aspek yaitu adanya keberadaan dokumen formal penetapan standar mutu, standar mutu dilaksanakan secara konsisten, monitoring, evaluasi dan pengendalian terhadap standar mutu yang telah ditetapkan, dan hasilnya ditindak lanjuti untuk perbaikan dan peningkatan mutu. Empat aspek tersebut dalam implementasinya dilakukan review dalam rangka siklus penjaminan mutu mengikuti alur PPEPP yang melibatkan eksternal review.

UNAS telah mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal secara konsisten dan berkelanjutan. Saat ini, implementasi sistem penjaminan mutu internal yang diterapkan oleh UNAS mengikuti siklus SPMI yang diatur dalam Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia menerbitkan Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 Tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi dan Pedoman Sistem Penjaminan Mutu BPM-UNAS/SPMI/PSPM. Berdasarkan Permendikbudristek dan Pedoman tersebut, implementasi sistem penjaminan mutu internal di UNAS mengikuti alur PPEPP, yang diawali dari kegiatan Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pemenuhan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar, dan Peningkatan Standar. Melalui tahapan alur SPMI tersebut, UNAS secara terus menerus memperkuat budaya mutu yang tercermin dari pola pikir sikap dan perilaku segenap sivitas akademika yang berorientasi kepada mutu. Implementasikan SPMI di UNAS dilakukan dalam pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi UNAS yang terdiri atas pelaksanaan Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat dan Kegiatan Non Akademik sesuai dengan standar nasional pendidikan tinggi dan standar pendidikan tinggi UNAS.
Terlaksananya siklus SPMI di UNAS merupakan tanggungjawab seluruh sivitas akademika. Pada setiap siklus melibatkan setiap komponen yang ada di UNAS yakni pimpinan universitas, pascasarjana, fakultas, program studi, pimpinan badan, pusat, lembaga, unit kerja, dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa yang baik secara perorangan maupun secara kelembagaan. Tahapan implementasi SPMI di UNAS sebagai berikut:

Implementasi sistem penjaminan mutu internal memerlukan kerjasama yang terkoordinasi dengan baik antara pimpinan dengan personil pada setiap tingkat dan koordinasi antar unit kerja. Pelaksanaan setiap siklus berpedoman kepada manual standar dan melibatkan setiap personil yang ada di setiap unit kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.

PENETAPAN STANDAR MUTU (P)

Alur siklus PPEPP SPMI UNAS berawal dari kegiatan penetapan standar. Penetapan standar ini merupakan tahapan pertama yang menempati posisi strategis dalam mengimplementasikan SPMI di UNAS. Tanpa adanya penetapan standar maka aktivitas selanjutnya tidak akan dapat dilaksanakan. Penetapan standar mutu diawali dari dilakukannya penyusunan rumusan standar mutu yang dilakukan oleh Badan Penjaminan Mutu UNAS. Setelah melalui pemeriksaan dan koreksi terhadap rumusan standar mutu, selanjutnya draf standar mutu UNAS ditetapkan oleh Rektor. Perkembangan penetapan standar dalam implementasi SPMI di UNAS telah dilakukan 3 kali.
Pada tahun 2017-2018 mengambil langkah untuk melakukan evaluasi dengan menargetkan pelampuan standar SN Dikti secara kuantitas yang menghasilkan 140 standard universitas termasuk implementasi standar dikti. Kemudian tahun 2018-2019 telah disepakati untuk melakukan pengelompokkan standar SPMI UNAS menjadi 10 kategori yaitu pendidikan, penelitian, pkm, tugas akhir, ketenagaan, sarana & prasarana, pembiayaan, pengelolaan, kerjasama, kemahasiswaan. Selanjutnya pada tahun 2019-2020 BPM melakukan evaluasi dengan memberikan tekanan (pelampauan) dari sisi kualitas. Hal ini dapat mengefisienkan proses monitoring evaluasi dan audit mutu internal dengan tetap melampaui kualitas dan kuantitas SN Dikti. Dokumen standar UNAS pada periode 2018-2019, lebih disempurnakan dengan mengaitkan langsung pada indikator-indikator SPME (IAPT 3.0 dan IAPS 4.0). Hasil evaluasi tersebut menyempurnakan kategori standar menjadi lebih sederhana kedalam kategori standar generik dan standar spesifik. Berdasarkan pengelompokkan baru tersebut saat ini UNAS memiliki 36 standar Generik. Standar generik adalah standar yang berlaku pada seluruh Fakultas, Badan, dan Biro, sementara standar spesifik adalah standar yang berlaku khusus di prodi-fakultas, Badan, atau biro tertentu saja. Standar generik sudah disahkan melalui SK Rektor.
UNAS menetapkan dokumen mutu yang terdiri dari Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu, Formulir, dan Pedoman-pedoman sebagai berikut:

Pemutakhiran yang dilakukan oleh UNAS tersebut untuk menunjukkan daya saing internasional dan memenuhi peraturan Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 serta hasil tinjauan manajemen. Penetapan standar mutu UNAS mencakup standar mutu yang diadopsi dari Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang terdiri dari 8 standar Pendidikan, 3 Standar penelitian, 3 Satandar Pengabdian Masyarakat dan 13 standar kehususan yang ditetapkan sendiri oleh UNAS yang disebut dengan standar pendidikan tinggi. Penetapan standar mutu UNAS dilakukan oleh Rektor UNAS. Pemilihan standar mutu UNAS, khususnya standar pendidikan tinggi yang ditetapkan oleh UNAS didasarkan kepada Visi Misi UNAS, dimana pemilihan dan sekaligus penetapan standar pendidikan tinggi tersebut merupakan media yang membantu UNAS untuk dapat mewujudkan visi dan misi UNAS.
Melalui pelaksanaan standar mutu UNAS yang terdiri dari standar nasional pendidikan tinggi dan standar pendidikan tinggi yang ditetapkan oleh UNAS diharapkan juga dapat memberi dukungan bagi UNAS untuk mewujudkan visi UNAS. Pemilihan dan penetapan standar mutu UNAS juga dimaksudkan untuk memudahkan UNAS dalam mengikuti akreditasi perguruan tinggi maupun akreditasi program studi sesuai dengan sistem akreditasi nasional sembilan kriteria. Menghadapi situasi dan kondisi yang senantiasa berubah, standar mutu UNAS senantiasa bersifat adaptif dan dinamis terhadap perkembangan yang ada.

PELAKSANAAN STANDAR MUTU (P)

Ditetapkannya standar mutu oleh Rektor UNAS menandai dimulainya pelaksanaan standar mutu. Pelaksanaan standar diawali dengan melakukan kegiatan sosialisasi standar mutu kepada unit strategis penanggung jawab standar mutu, yakni Badan dan Unit Penjaminan Mutu ke seluruh sivitas akademika UNAS pada tingkat universitas, fakultas, program studi dan badan, biro dan UPT. Sosialisasi standar mutu UNAS dilaksanakan pada berbagai kegiatan, seperti pada saat dilaksanakannya rapat rutin maupun rapat koordinasi baik pada tingkat universitas, fakultas, pascasarjana, program studi maupun pada setiap badan, pusat dan lembaga yang ada di UNAS, dan juga melalui web BPM.
Pelaksanaan standar merupakan tahapan kedua dari siklus SPMI. Pelaksanaan standar di UNAS dilakukan untuk mengimplementasikan standar mutu dalam bentuk kegiatan tri dharma yang mencakup kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Selain tri dharma, UNAS juga melaksanakan kegiatan non akademik yang merupakan ciri khusus UNAS.
Pelaksanaan standar mutu dilakukan untuk memenuhi standar mutu. Pelaksanaan standar mutu dilaksanakan berdasarkan peraturan akademik yang ditetapkan oleh Rektor. Agar pelaksanaan standar dapat berjalan dengan baik maka aktivitas pelaksanaan standar yang mencakup kegiatan akademik dan non akademik perguruan tinggi UNAS telah mengikuti standar operasional (SOP) yang telah ditetapkan, Untuk aktivitas yang spesifik, pelaksanaan standar mengikuti instruksi kerja yang telah ditetapkan. Agar pelaksanaan standar tersebut dapat terdokumentasi dengan baik maka pelaksanaan standar dilengkapi dengan berbagai formulir yang berfungsi sebagai catatan mutu dalam implementasi SPMI di UNAS. Berikut langkah-langkah pelaksanaan standar mutu:

Gambar Alur Pelaksanaan Standar Mutu

Pelaksanaan standar mutu memerlukan koordinasi antara berbagai pihak yang memiliki tugas untuk melaksanakan standar mutu tersebut. Selain berpedoman kepada peraturan akademik, pelaksanaan standar mutu dalam sistem penjaminan mutu internal secara teknis mengacu kepada manual pelaksanaan standar. Sebagai contoh yakni pelaksanaan standar proses pembelajaran. Pelaksanaan standar proses pembelajaran ini dilakukan untuk memenuhi standar yang telah ditetapkan. Pelaksanaan standar mutu tersebut mengacu kepada manual pelaksanaan standar proses pembelajaran. Pelaksanaan sekaligus pemenuhan standar mutu tersebut mengikuti langkah-langkah yang tertera dalam manual pelaksanaan standar proses pembelajaran dan melibatkan unsur-unsur yang juga telah diatur dalam manual standar tersebut.
Agar pelaksanaan dan sekaligus pemenuhan seluruh standar mutu yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik, pimpinan universitas secara berkala menyelenggarakan rapat koordinasi pada setiap awal semester baru. Peserta rapat koordinasi tersebut mencakup unsur pimpinan universitas, fakultas, pascasarjana, kepala biro dan pimpinan badan, lembaga, pusat dan unit kerja terkait lainnya. Dalam rapat koordinasi tersebut pimpinan perguruan tinggi menyampaikan beberapa hal penting yang terkait kegiatan akademik dan non akademik. Pelaksanaan kegiatan akademik dan non akademik tersebut merupakan aktivitas pelaksanaan standar mutu yang bertujuan untuk memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan yang terekam dalam sistem informasi akademik dan sistem informasi lainnya.

Berikut Tabel ringkas pelaksanaan standar mutu yang dilakukan:

Tabel Pelaksana dan Penanggung Jawab Standar (Indikator Kinerja)

EVALUASI STANDAR MUTU (E)

Tindakan evaluasi dilakukan oleh UNAS terhadap isian standar mutu yang telah ditetapkan sebelumnya. Evaluasi yang dilaksanakan dikelompokkan menjadi 3 kegiatan, yakni Monev, Survey Kepuasan Stakeholder, dan AMI. Monev dilakukan terhadap Standar Mutu yang terbagi menjadi 9 kriteria yaitu Kriteria 1. Visi, Misi, Tujuan dan Strategi, Kriteria 2. Tata Pamong, Tata Kelola dan Kerjasama, Kriteria 3. Mahasiswa, Kriteria 4. Sumber Daya Manusia, Kriteria 5. Keuangan, sarana dan prasarana, Kriteria 6. Pendidikan, Kriteria 7. Penelitian, Kriteria 8. Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kriteria 9. Luaran Tridarma. Pelaksanaan monev dilakukan secara berkala dan sistematis. Pelaksanaan monev dilakukan sekali setiap semester melalui aplikasi SIMONAS yang merupakan inovasi dari Penjaminan Mutu. Inovasi tersebut merupakan Sistem Terintegrasi dari seluruh system internal UNAS yang terbagi menjadi 9 kriteria. Sehingga dalam pelaksanaan monev, UPM hanya melakukan penginputan data kualitatif sebagai dasar Analisa serta tindak lanjut dari masing-masing indikator. Selanjutnya hasil monev dipublikasikan melalui Website Badan Penjaminan Mutu Universitas Nasional (BPM UNAS).

Tingkat kepuasan pemangku kepentingan internal dan eksternal diukur melalui survey kepuasan terhadap pelayanan unit kerja di UNAS yang dilakukan setiap tahun mencakup kepuasan terhadap tata pamong, tata kelola, kerjasama, mahasiswa, sumber daya manusia, keuangan, sarana dan prasarana, pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Survei kepuasan adalah jenis survei yang bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan atau ketidakpuasan responden terhadap produk, layanan, pengalaman, atau aspek tertentu yang terkait dengan suatu organisasi atau entitas. Survei kepuasan biasanya digunakan oleh perusahaan, lembaga pemerintah, lembaga pendidikan, atau organisasi lainnya untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan, karyawan, atau pemangku kepentingan lainnya. Tujuan utama survey kepuasan dilakukan untuk mengukur dan menentukan indeks kepuasan mahasiswa, dosen, tendik dan mitra kerjasama UNAS berdasarkan kualitas layanan yang sudah diberikan, pengukuran tersebut akan dimanfaatkan sebagai umpan balik bagi Pimpinan UNAS terkait perbaikan akan tingkat kepuasan mahasiswa dosen, tendik dan mitra Kerjasama. Pada hakikatnya survey dilakukan untuk menghadapi persaingan dalam dunia pendidikan tinggi di Indonesia, komitmen UNAS dalam menciptakan kenyamanan dan kepuasan pada seluruh stakeholders menjadi pionir pertama yang di fokuskan demi tercapainya kualitas akademik serta alumi dengan skill, knowledge dan attitude yang siap dipertanggung jawabkan kiprah dan karirnya di masyarakat setelah lulus.
Survey kepuasan para pelanggan dan pemangku kepentingan untuk mengukur kualitas pelayanan yang diberikan oleh UNAS terhadap mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, mitra. Mekanisme pelaksanaan survey kepuasan dilakukan dengan tahap-tahap sebegai berikut:

PENGENDALIAN STANDAR MUTU (P)

Pengendalian pelaksanaan Standar dalam SPMI merupakan tindak lanjut atas berbagai temuan (findings) yang diperoleh dari tahap Evaluasi Pelaksanaan Standar dalam SPMI. Jika temuan (findings) menunjukkan bahwa pelaksanaan isi Standar dalam SPMI telah sesuai dengan apa yang telah dicantumkan di dalam Standar dalam SPMI, maka Langkah pengendaliannya berupa upaya agar pencapaian tersebut tetap dapat dipertahankan. Namun, jika temuan (findings) menunjukkan sebaliknya, maka harus dilakukan tindakan koreksi atau perbaikan untuk memastikan agar isi Standar dalam SPMI yang telah ditetapkan dapat terpenuhi. Terdapat beberapa jenis tindakan koreksi sebagai langkah Pengendalian Pelaksanaan Standar dalam SPMI , yaitu mulai dari penyelenggaraan rapat pimpinan yang khusus membahas hasil evaluasi hingga penjatuhan tindakan koreksi tertentu, antara lain instruksi, teguran, peringatan, penghentian perbuatan/kegiatan, investigasi atau pemeriksaan mendalam, dan penjatuhan sanksi ringan, sedang, hingga berat.
Setiap bentuk tindakan koreksi yang diambil atas temuan (findings), perlu dicatat di dalam formulir yang dilengkapi dengan informasi seperti tanggal, pihak yang harus melakukan tindakan koreksi, alasan penjatuhan tindakan koreksi, pihak yang menjatuhkan tindakan koreksi, durasi waktu tindakan koreksi harus dilakukan, serta keterangan tentang apakah tindakan koreksi tersebut telah dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Dalam hal temuan (findings) menunjukkan perlu tindakan koreksi, maka informasi itu harus disampaikan ke pemimpin unit yang dievaluasi atau diaudit, dan kepada pemimpin UNAS untuk ditindaklanjuti melalui Rapat Tinjauan Manajemen.
Pada kegiatan tinjauan manajemen yang dilaksanakan telah memaparkan berbagai bentuk proses kinerja yang dilakukan unit penanggung jawab standar mutu dengan kesesuaian luaran yang ditetapkan. Jika kinerja yang dihasilkan telah sesuai dengan target yang ditetapkan maka dituliskan faktor pendukungnya sesuai dengan strategi yang telah dituliskan pada standar mutu terkait. Sebaliknya, jika kinerja yang dihasilkan memiliki tingkat kesesuaian yang rendah dengan target yang ditetapkan maka akan dituliskan faktor penghambatnya.
Penulisan faktor pendukung dan penghambat pada setiap indikator kinerja yang ada pada standar merupakan sebuah hasil penelusuran yang dilakukan pada saat Evaluasi baik Monev, Survey, AMI, dan pelaporan kinerja. Penulisan faktor pendukung dan penghambat pada setiap indikator kinerja merupakan sebuah hasil persetujuan dari unit penanggung jawab standar.

Pengendalian standar mutu dilakukan jika ditemukan adanya potensi pelaksanaan standar yang menimbulkan keadaan yang menyimpang dari apa yang seharusnya telah dilaksanakan.

PENINGKATAN STANDAR MUTU (P)

Peningkatan standar di UNAS dilaksanakan berdasarkan hasil review internal dan eksternal. Review internal peningkatan standar dilakukan setiap tahun secara berkala oleh Pimpinan Universitas, Pusat Perencanaan dan Pengembangan dan BPM. Review internal didasarkan pada ketercapaian standar dari setiap standar yang ditetapkan UNAS. Review internal yang dilakukan juga memperhatikan perkembangan kurikulum, sumber daya manusia, tata pamong, kepemimpinan, kerjasama, kualitas mahasiswa dan kualitas lulusan melalui pemutakhiran dokumen Statuta, Rencana Induk Pengembangan, Renstra, Renop, Siklus PPEPP dan Dokumen Mutu dilakukan oleh asesor internal yaitu Dr. Heni Jusuf, S.Kom., M.Kom dan Prof. Dr. Retno Widowati, M.Si., dan pakar mutu UNAS yaitu Dr. Erna Ermawati Chotim, S.Sos., M.Si. (Review eksternal telah dilakukan secara berkala dengan mengundang pakar dari luar. UNAS mengundang Prof. Dr Aris Junaidi selalu Dirjen Penjaminan Mutu Dikti saat itu bersama tim yaitu Dr. Hisar Sirait dan Dr. Fanny untuk melakukan review terhadap sistem penjaminan mutu UNAS sekaligus memberikan coaching clinic tentang penetapan standar dan dokumennya. Hasil review eksternal menyatakan bahwa efektivitas pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal pada seluruh unsur organisasi yang ada di UNAS telah memenuhi 4 aspek, yaitu: 1. keberadaan dokumen formal penetapan standar mutu, 2. standar mutu dilaksanakan telah secara konsisten, 3. monitoring evaluasi dan pengendalian terhadap standar mutu yang telah ditetapkan dan 4. hasilnya telah ditindak lanjuti untuk perbaikan dan peningkatan mutu. UNAS juga melakukan benchmark ke berbagai pemeringkatan nasional dan internasional. Bentuk benchmark yang dilakukan adalah dengan memperhatikan indikator dan target pemeringkatan yang dilakukan terhadap setiap bidang yang dinilai. Peningkatan standar yang dilakukan oleh UNAS telah berjalan secara sistematis dan sistemik. Peningkatan standar merupakan hasil rekomendasi rapat tinjauan manajemen yang dilakukan dengan menindaklanjutinya Berikut sistem peningkatan standar yang dilakukan berdasarkan hasil rapat tinjauan manajemen:

Gambar Sistem Peningkatan Standar Mutu

Berikut hasil peningkatan standar (penambahan indikator kinerja) yang menunjukkan daya saing internasional setiap standar yang ada di UNAS:
Tabel Review Internal dan Eksternal Pada Standar Mutu

Selain dari tabel di atas UNAS juga melakukan peningkatan standar mutu melalui beberapa hal, sebagai berikut:
a. Review terhadap kurikulum
Review kurikulum ini dilakukan oleh reviewer yang merupakan pakar kurikulum yang sengaja diundang UNAS dalam kegiatan penyusunan kurikulum OBE (Outcome Based Educations). Masukan dan saran yang diberikan oleh pakar kurikulum tersebut menjadi bagian penting dalam penyusunan kurikulum OBE tersebut.
Kegiatan : View Kegiatan Review terhadap kurikulum

b. Review Proposal
Keterlibatan reviewer eksternal dalam melakukan evaluasi standar juga dilakukan terhadap proposal penelitian dosen UNAS baik yang didanai oleh pemerintah maupun yang didanai oleh UNAS sendiri. Review ini dilakukan untuk menentukan/memilih proposal penelitian dosen yang layak mendapatkan dana penelitian.
Kegiatan : View Kegiatan Review Proposal

c. Review PKM (Pengabdian Kepada Masyarakat)
Review PKM ini dilakukan oleh tim penilai kegiatan PKM yang dilakukan oleh dosen UNAS, baik PKM yang didanai oleh pemerintah maupun yang didanai oleh UNAS. Masukan dan saran tim penilai PKM menjadi bagian penting bagi dosen pelaksana PKM dalam rangka memenuhi standar PKM.
Kegiatan : View Kegiatan Review Pengabdian kepada Masyarakat

d. Benchmarking SPMI dan SPME ke berbagai Universitas.
Evaluasi pelaksanaan standar mutu juga terlaksana melalui kegiatan benchmarking yang dilakukan oleh UNAS. Benchmarking dilaksanakan setiap tahun oleh BPM UNAS. Ruang lingkup benchmarking mencakup bidang SPMI dan SPME. Melalui benchmarking ini UNAS memperoleh berbagai informasi terkait dengan perencanaan dan implementasi SPMI dan SPME, Inovasi penjaminan mutu, sistem informasi penjaminan mutu, khususnya akreditasi internasional pada tahun 2023 ini.
Kegiatan : View Kegiatan Benchmarking SPMI dan SPME ke berbagai Universitas